Consejos para tener una contabilidad ordenada

Tener tus cuentas en orden ofrece a tu negocio los siguientes beneficios:

• Ofrece conocimiento profundo sobre la situación económica y financiera de tu negocio.
• Ayuda a prever riesgos financieros y facilita la planeación financiera.
• Da un mejor entendimiento de los costos y gastos.
• Optimiza el uso de recursos para mejorar la rentabilidad.
• Apoya en la toma de decisiones financieras.
• Facilita la planeación fiscal y coadyuva en la reducción de la carga impositiva.
• Permite la evaluación del nivel de endeudamiento adecuado para el negocio.

Estos son algunos consejos útiles sobre cómo llevar una contabilidad ordenada en todo momento:

• Digitalizar las operaciones contables. La emisión de facturas electrónicas es ya una obligación en México. Esto ha forzado a las empresas a adquirir software que, además de esa función, también ayuda a reducir errores en la introducción de datos, asentar y evaluar con precisión ingresos y gastos, estimar costos, etcétera.

• Conjuntar los documentos por tipo. El orden requiere estructura, así que establecer categorías de documentos y luego archivarlos, manual o electrónicamente, garantizará que siempre tengas a la mano los comprobantes que necesitas y que no quede ninguno sin contabilizar.

• Archivar las facturas emitidas en orden secuencial. Cada factura tiene un número y registrarlas en ese orden, ya sean válidas o hayan sido anuladas, sirve para tener un mejor control de los ingresos.

Si tu negocio no emite facturas sino sólo tickets de compra, es indispensable registrar y archivar los cortes de caja diarios y los reportes que emiten las cajas registradoras.

• Revisar que la información coincida. Ya sean facturas o tickets de caja, todos los registros deben coincidir con el dinero ingresado en las cuentas de la empresa. Comprobarlo periódicamente ayudará a detectar errores a tiempo y facilitará la declaración de impuestos al final de cada periodo fiscal.

• Verificar los saldos en cuentas bancarias para confirmar los depósitos y asegurarse de que las salidas estén justificadas. Asimismo, llevar un control de los cheques emitidos y las transferencias electrónicas realizadas.

• Llevar un registro puntual de todas las adquisiciones y del manejo de la caja chica para controlar los  gastos y  llevar a cabo los trámites fiscales aplicables.

• Registrar oportunamente las deudas y verificar su pago a tiempo.

• Administrar la nómina de la empresa y registrar los pagos por todos los conceptos de remuneración, así como realizar las retenciones impositivas aplicables a tiempo.

• Registrar en la contabilidad sólo las facturas emitidas a nombre de la empresa. Un error común es querer incluir comprobantes a nombre de los dueños, socios o empleados, pero esto puede acarrar engorrosos y costosos problemas fiscales.

• Custodiar debidamente los libros de ingresos y egresos para que sólo las personas autorizadas puedan tener acceso a ellos.

• Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y verificar la procedencia de los ingresos y el destino de los egresos, tanto para fines financieros de la empresa como para estimar correctamente los impuestos a pagar en cada periodo.

Llevar una contabilidad administrada y ordenada de tu empresa te permite conocer en todo momento la salud financiera de la misma y te ayuda a tomar decisiones estratégicas.